Je inkoopproces gemakkelijk automatiseren in Magento 2? Het kan!

Een proces dat tegelijk het meeste geld kost als dat het oplevert? Dit is het inkoopproces. Een effectief en goed ingericht inkoopproces is daarbij dus erg belangrijk. Je inkoopproces automatiseren in een Magento 2 webshop? Sommige achten het onmogelijk, maar dat is het zeker niet. In deze blog vertellen we je graag meer over hoe zo’n proces in elkaar zit en wat je ermee kan besparen (en hoe!).

Wat is een inkoopproces?

Het inkoopproces bestaat uit diverse stappen die het inkoopteam moet doorlopen voor het inkopen van de verkoopproducten. Deze stappen omvatten onder meer planning, identificatie van potentiële leveranciers, aanvraag van offertes, onderhandelingen en betalingsafhandeling. Door deze stappen nauwkeurig te doorlopen, kan een bedrijf de juiste producten of diensten tegen de beste prijs en kwaliteit verkrijgen. Een effectief inkoopproces is daarom een essentieel onderdeel van een succesvolle bedrijfsvoering. Belangrijke keuzes leg je vast in een inkoopstrategie. Dat zorgt voor een efficiënt proces. Je krijgt grip op zaken als het budget, de prijs en de kwaliteit.

Belangrijke betrokken partijen bij het inkoopproces zijn de inkoper of inkoopafdeling van de webshop, leveranciers, financiële afdeling voor betalingsafhandeling en de afdeling die verantwoordelijk is voor ontvangst en opslag van de goederen. 

Het doel van het inkoopproces voor een webshop is om ervoor te zorgen dat de juiste producten of diensten tegen de beste prijs en kwaliteit worden verkregen. Een goed inkoopproces draagt bij aan het behalen van winstgevendheid en een sterke concurrentiepositie voor de webshop. Door het zorgvuldig doorlopen van het inkoopproces kan een webshop ervoor zorgen dat er geen onnodige kosten worden gemaakt en dat er voldoende voorraad is om aan de vraag van klanten te voldoen. Dit is essentieel voor het succes van een webshop en kan bijdragen aan het opbouwen van een goede reputatie bij klanten.

Automatiseren van het inkoopproces, waarom zou je dat doen?

We kunnen een heel simpel antwoord geven, om tijd en geld te besparen. Maar dat is erg breed, voor welke specifieke redenen zou je het doen?

1. Maak forecasts op basis van data

Op basis van de verkoopdata die je verzamelt is het mogelijk om de foutmarge te verlagen. Wat voor foutmarge? Door te analyseren welke producten vaak en veel verkocht worden en welke minder populair zijn, kun je jouw inkoopstrategie hierop aanpassen. Door te kijken naar seizoensinkopen en trends in de verkoopcijfers kan er ook beter worden ingespeeld op veranderende vraag. Bovendien geeft het inzicht in de omloopsnelheid van producten, zodat webshops kunnen bijhouden hoe snel producten worden verkocht en er bijvoorbeeld geen overbodige voorraad ontstaat. Op deze manier kan voorkomen worden dat producten onverwachts uitverkocht raken, waardoor klanten nee moeten worden verkocht!

2. Focussen op leveranciers en klantrelaties voor betere inkoop deals

Door zich te focussen op de relatie met leveranciers, kunnen webshops betere inkoop deals sluiten. Het verzamelen van inkooporders van/bij verschillende leveranciers kan bijdragen aan een betere inkoopervaring én een lagere prijs. Met geautomatiseerde systemen kunnen kosteneffectieve mogelijkheden worden geïdentificeerd, waardoor betere deals met leveranciers kunnen worden gesloten en inkoopprocessen efficiënter kunnen worden gemaakt. Dit kan uiteindelijk leiden tot betere financiële resultaten voor de webshop.

3. Verlaging in voorraad

Een product dat lang in het magazijn ligt is nooit fijn. Zeker niet als er een houdbaarheidsdatum in het spel is. Door het inkoopproces te automatiseren kan de voorraad effectief verlaagd worden om te voorkomen dat de producten over datum gaan, maar ook om magazijnruimte te verlagen. Zo is een volledig geautomatiseerd inkoopproces ook ideaal voor dropshipment.

4. Minder (snel) menselijke fouten

Vaak lopen processen vertraging op door handmatige handelingen. Door deze simpele stappen te automatiseren, wordt de efficiëntie van de organisatie verbeterd en kan er meer tijd vrijgemaakt worden voor strategische taken zoals relatiebeheer met leveranciers en strategische inkoop. 

5. Verlaging in personeelskosten

We hadden het hierboven al over menselijke fouten die gemaakt worden in het proces. Door het automatiseren van deze stappen, is er ook minder personeel nodig. Zo kan je jouw personeelskosten verlagen met 0,5 FTE tot 1 FTE. Zo kunnen jouw werknemers zich focussen op andere belangrijke taken.

6. Forecast data gebruiken voor marketingdoeleinden

Het gebruik van forecast data kan niet alleen helpen bij het optimaliseren van jouw inkoopproces, maar kan ook van grote waarde zijn voor de marketingactiviteiten. Door inzicht te krijgen in de trends en populariteit van bepaalde producten kun je gerichte marketingcampagnes opzetten en bijvoorbeeld specifieke producten uitlichten, mailings sturen naar klanten of deze producten promoten op jouw webshop. Dit kan bijdragen aan een hogere omzet en betere resultaten voor het bedrijf.

Kortom, het automatiseren van het inkoopproces kan jouw webshop veel voordelen opleveren! Het is daarom van cruciaal belang dat webshops een goed gedefinieerd inkoopproces hebben dat aansluit bij hun manier van werken. Op die manier kunnen zij betere resultaten behalen en concurrerend blijven in hun sector.

Makkelijker inspelen op trends, ontwikkelingen en koopgedrag: iets voor jou?

Wil je altijd inzicht hebben in het volledige logistieke proces? Precies weten waar de inventaris staat én de klantenservice verbeteren door ze inzicht te geven in voorraden en orders? Maar twijfel je of jouw bedrijf groot of complex genoeg is om het inkoopproces te gaan automatiseren. Niet nodig! Elke organisatie, ongeacht de grootte, kan ervoor kiezen om dit tijdrovende proces te automatiseren. 

Lees hier hoe het automatiseren van het inkoopproces 123planten nog beter deed groeien

Wanneer je meerdere webshops hebt is het super fijn werken. Alle orders komen binnen op één WMS (= warehouse management system) en op basis van die data wordt het inkoopbeleid gemaakt, ongeacht van welke webshop het komt. Daarmee kunnen betere inkoopdeals gemaakt worden en na ontvangst kan het makkelijk weer gescheiden worden.

Bovendien is het ook geschikt als je geen (groot) budget hebt voor een afdeling inkoop of wanneer je helemaal geen inkoopafdeling hebt. Door het automatiseren van het inkoopproces kunnen bedrijven van elke omvang tijd en kosten besparen, terwijl ze ook de nauwkeurigheid en efficiëntie van hun processen kunnen verbeteren.

Custom mogelijkheden bij HYPR!

Elk bedrijf is uniek. Wij kijken graag met je mee naar wat jouw doelen zijn en hoe jij die het beste kan bereiken. De mogelijkheden zijn eindeloos, zo kunnen we ook een losse applicatie bouwen om jouw volledige inkoopproces overzichtelijk en gestroomlijnd te maken. Nieuwsgierig? Kom eens langs voor een kopje koffie.