We Love Deco

Van Google Sheets naar eigen SaaS platform: alles voor een soepele product flow

Van een foutgevoelig proces naar een strak lopende productie flow door een Laravel oplossing heeft We Love Deco veel tijd bespaard.
we love deco productproces

De klant

Bij We Love Deco kan je alles vinden op gebied van trouwdecoratie & accessoires, feestversiering en kids lifestyle. Elke dag is hun team op zoek naar de leukste, hipste en nieuwste versiering en must-haves. Dit brengen zij samen in vier gespecialiseerde Magento webshops. Daarnaast is het ook mogelijk om zelf de leukste ontwerpen voor trouwkaarten en bedankjes te maken.
Weddingdeco website. Product personaliseren

Aanleiding tot ontwikkeling

Op de webshops van We Love Deco is het mogelijk om producten te personaliseren, zoals wijnfles stoppers en chips blikjes. Door de groeiende interesse in deze producten werd het steeds lastiger om dit proces goed te managen. De producten moeten op tijd en foutloos bij de klant aankomen. Daarnaast is het ook belangrijk dat het personeel zo effectief mogelijk wordt ingepland. Voorheen werd de planning gemaakt in Google Sheets en het overzicht bijgehouden. Dit document werd bediend door meerdere mensen. Helaas zorgde dit steeds vaker voor miscommunicatie en fouten waardoor de vraag naar automatisering binnen dit proces ontstond.

Om verdere fouten te voorkomen kwam We Love Deco met de vraag naar HYPR of wij een passende oplossing kunnen bedenken. Natuurlijk! Na intern goed nagedacht te hebben, hebben we ervoor gekozen om dit niet in Magento te ontwikkelen. Een dergelijke oplossing zal onnodig meer van de Magento performance vragen en zal onderhevig zijn aan updates. In plaats daarvan hebben we ervoor gekozen om de Magento API op bepaalde plekken uit te breiden. Voor zo’n soort probleem kiezen we voor een Laravel oplossing!

Onze werkwijze tijdens dit project

En zo hebben we het gedaan!

In de brainstormsessie hebben we samen met We Love Deco goed in kaart gebracht wat het doel en de gewenste uitkomst was. Daarbij hebben we ook samen het volledige huidige proces herzien en geherstructureerd.

Een goed product ontwikkelen begint bij het schrijven van goede documentatie. Met een duidelijk beeld van alle wensen zijn we begonnen met het schrijven van twee soorten documentatie: technische en functionele documentatie. Daarna zijn onze developers begonnen met de ontwikkeling.

Technische documentatie

Bij de technische documentatie komen alle technische aspecten van de applicatie aan bod. De flows, onderdelen van de applicatie, maar ook de API uitbreidingen en benamingen van velden worden hierin beschreven. Deze technische documentatie is de leidraad voor onze developers om de applicatie te ontwikkelen. Maken we tijdens de sprint in overleg met de klant een wijziging? Dan wordt deze aan de technische documentatie toegevoegd.

Functionele documentatie

Binnen de functionele documentatie staat stap-voor-stap beschreven wat de eindgebruiker moet zien en ervaren. Wat gebeurt er als zij op een terug knop klikken? Hoe tonen we de print opdrachten binnen de applicatie?

Na het uitvoerig testen en doorvoeren van feedback was het platform klaar voor gebruik! We Love Deco zijn erg blij met hun nieuwe platform. De planning wordt nu gecoördineerd vanuit een persoon, er is duidelijker inzicht in alle orders én een snellere verwerkingstijd. Door het ontwikkelen van hun custom platform kunnen ze nu onder andere veel effectiever hun medewerkers inplannen, orders sneller afronden, gemakkelijk een to-do lijst samenstellen voor de medewerkers en feilloos communiceren met de Magento webshop. Daarbij is de foutmarge aanzienlijk verkleind.

Lees ook: Waarom zou je je inkoopproces automatiseren in Magento 2?

Uitgelichte features

Opdracht vanuit de Laravel applicatie direct vrijgeven in Magento wanneer alle producten gemaakt zijn. Met directe communicatie met het WMS om de order verder te picken.
Het bestelde product wordt direct ingepland bij een printer. En de todo-lijst voor de medewerker wordt automatisch bijgewerkt op prioriteit en verwerkingstijd.
Duidelijk inzicht in wat de verwerkingstijd van een product is.
Mogelijkheid tot interne opmerkingen bij printopdrachten.
Order 'on hold' plaatsen wanneer een fout wordt gedetecteerd.
Productherkenning door middel van barcodes.